Project ledenadministratie

Over het project ledenadministratie

Het probleem

Wie welk muziekinstrument en welk uniform heeft en wie in welke commissie zit, die feiten zijn van levensbelang voor een drumfanfare als TTM Simson. Het bedrijf had de ledenadministratie niet goed op orde. De administratie ging op papier en met een Excel-sheet. Dit resulteerde in meerdere versies, onduidelijkheden en uiteindelijk miscommunicatie en foutieve informatie. Dat moest anders.

De oplossing

Samen met de organisatie hebben we gekeken naar de eisen van het systeem. Wat zou handig zijn, wat moest er allemaal in? Uiteindelijk hebben we een programma gemaakt waarin alle informatie van de leden kan worden bijgehouden. De interactieve website van TTM Simson maakt het gemakkelijk om de ledenadministratie up-to-date te houden. Nu was het gemakkelijk om te weten wie welk muziekinstrument had, wie in welke commissie zat en wat de contactgegevens van de leden waren. Een andere handige toevoeging was de automatische incassering van de maandelijkse contributie.

De interactieve website is gepersonaliseerd en personalisatie kost nu eenmaal geld. De muziekvereniging beschikte niet over een ruim budget. Nu hadden we hier nors op kunnen geven, maar dat hebben we niet gedaan. In plaats daarvan hebben we onze creativiteit ingezet. We vroegen ons af: hoe konden we de kosten zo laag mogelijk houden? Zo hebben we weinig tot geen vormgeving in het programma geplaatst. Ook hebben we het programma zo opgezet, dat we het eenvoudig voor een andere vereniging kunnen implementeren.

Het resultaat

  • Een werkend programma waarmee de ledenadministratie bijgehouden kan worden;
  • Geen dubbele versies meer, wat tijd en vooral frustratie bespaart;
  • Hogere tevredenheid onder de leden.